INFORMACIÓN SOBRE EL USO DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN (CANAL ÉTICO) Y LOS PRINCIPIOS ESENCIALES DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN

Bienvenido al Sistema Interno de Información (Canal Ético) de FUNDACIÓN TERTIO MILLENNIO, titular de Colegio Santa Mónica.

Este Canal Ético se habilita en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. A tal efecto ponemos a disposición del usuario informante un cauce preferente, a través del cual pueda comunicarnos aquellas acciones u omisiones de las que, dentro de un contexto laboral o profesional, en el seno de nuestra entidad o en la actuación de terceros que hayan contratado o contraten con nuestra entidad, hubiera obtenido información y que considere pudieran ser constitutivas de infracciones del Derecho de la Unión Europea (con el ámbito que establece la Ley 2/2023) o de infracción penal o administrativa grave o muy grave del ordenamiento jurídico interno.

No se trata por tanto de un canal de quejas o sugerencias. Para quejas o sugerencias le rogamos utilice los mecanismos que Colegio Santa Mónica tiene establecidos al efecto. Cualesquiera otras comunicaciones, informaciones, quejas o sugerencias fuera del ámbito establecido en párrafo anterior (art. 2 Ley 2/2023) serán desestimadas y tanto las mismas como sus remitentes quedarán fuera del ámbito de protección dispensado por la citada norma.

Con el objetivo de ofrecer al usuario del Canal las garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones y generar el clima de confianza suficiente como para disipar cualquier temor que pueda albergar de sufrir, en su persona o personas de su entorno, algún tipo de represalia, en FUNDACIÓN TERTIO MILLENNIO hemos optado por encomendar a la CONFEDERACIÓN ESPAÑOLA DE CENTROS DE ENSEÑANZA (CECE), qué también desempeña las funciones de Delegado de Protección de Datos externo para el Colegio Santa Mónica, la gestión del presente Canal Ético. En su condición de encargado del tratamiento, FUNDACIÓN TERTIO MILLENNIO ha suscrito con CECE el pertinente contrato de encargado del tratamiento al que alude el art. 28.3 del Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD)

Lo anterior queda reforzado con la posibilidad de presentación y tramitación de comunicaciones anónimas. En cualquier caso, aunque el usuario informante no opte por el anonimato, su identidad será en todo caso reservada, y no se comunicará a las personas a las que se refieran los hechos relatados ni a terceros.

El Sistema Interno de Información de Colegio Santa Mónica cuenta con las medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad del usuario informante en caso de que se hubiera identificado.

El Sistema permite realizar comunicaciones por escrito, a través de un formulario on-line que encontrará más adelante. Dicho formulario incorpora un buzón a fin de que el usuario pueda adjuntar cuanta documentación estime relevante y acreditativa de las acciones u omisiones de las que tenga conocimiento y quiera informar. El formulario está configurado para que la cuenta de correo receptora sea la del gestor externo del Canal (CECE), de manera que cuando el usuario haga click en el botón de “enviar”, toda la información sea remitida directamente por el sistema a dicha cuenta de correo.

No obstante, si el usuario lo solicita, también podrá presentar la información mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete (7) días desde la recepción de la solicitud. Para ello habrá de marcar la casilla correspondiente “Solicito reunión presencial”.

En caso de reunión presencial se advierte al informante de que la comunicación será documentada mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, informándole en todo momento del tratamiento de sus datos personales de acuerdo a lo que establece el RGPD.

Recibida la información:

1. Se procederá a su registro en el Libro-Registro de informaciones recibidas, siéndole asignado un código de identificación. Dicho registro está contenido en una base de datos segura y de acceso restringido exclusivamente al personal convenientemente autorizado.
2. En el plazo de siete (7) días naturales siguientes, el usuario informante recibirá acuse de recibo de la misma, siempre que hubiera indicado un domicilio, correo electrónico o lugar seguro en el que recibir las notificaciones, salvo que ello pudiera poner en peligro la confidencialidad de la comunicación, o comprometiera la protección de la identidad del usuario informante.
3. Se abrirá un proceso de investigación por parte del Responsable del Sistema, quien desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de FUNDACIÓN TERTIO MILLENNIO y que no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio.
4. El Responsable del Sistema, después de un análisis preliminar, decidirá, en un plazo no superior a diez (10) días hábiles desde la fecha de entrada en el registro de la información, entre:
   • Su inadmisión motivada por (i) falta de verosimilitud de los hechos relatados; (ii) los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023; (iii) la comunicación carezca manifiestamente de fundamento; y (iv) la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual hayan concluido los correspondientes procedimientos;
   • Su admisión a trámite;
   • Su remisión inmediata de la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
5. Tanto en caso de admisión como de inadmisión, éstas se comunicarán al informante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima o no hubiera indicado un domicilio, correo electrónico o lugar seguro en el que recibir las notificaciones.
6. Admitida a trámite la comunicación, comenzará la fase de instrucción por parte del Responsable del Sistema o la persona, órgano colegiado o entidad que éste designe. La instrucción comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados.
7. Concluida la fase de instrucción, el Responsable del Sistema o la persona, órgano colegiado o entidad que éste designe emitirá un informe que contendrá al menos:
   • Una exposición de los hechos relatados junto con el código de identificación de la comunicación y la fecha de registro.
   • Las actuaciones realizadas con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos.
   • Las conclusiones alcanzadas en la instrucción y la valoración de las diligencias y de los indicios que las sustentan.
8. Emitido dicho informe, el Responsable del Sistema adoptará alguna de las siguientes decisiones:
   • Archivo del expediente, que será notificado al informante y, en su caso, a la persona afectada.
   • Remisión al Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de delito, así resultase del curso de la instrucción. Si el delito afectase a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
   • Su traslado al responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.

El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no será superior a tres (3) meses a contar desde la fecha de remisión al informante del acuse de recibo de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales.

Se pone en conocimiento del informante la posibilidad de acudir a canales externos de información de organismos reguladores del Estado como pueden ser el SEPBLAC, el Banco de España, Hacienda, Inspección de Trabajo y Seguridad Social o de la Unión Europea como la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF).

Esta información ha sido actualizada por última vez el 25 de mayo del 2023

Desde FUNDACIÓN TERTIO MILLENNIO le agradecemos su colaboración.